Kunder i BLe Fakturering

Kundregistret är en viktig del av faktureringsarbetet. Om kundregistret underhålls och uppdateras kommer faktureringsarbetet att underlättas betydligt.
Det är bra att registrera så många uppgifter som möjligt om kunden i kundregistret. Detta är viktigt av flera orsaker, som tex att en kund ställer krav på att en referens ska anges på deras fakturor.
Registret kan också användas som ett säljstöd med hjälp av anteckningsfältet där du kan lägga in all möjlig information om kunderna.

Du kan alltid gå tillbaka och lägga in mer information om kunden senare så allt behöver inte registreras direkt.

  • Lägga upp ny kund
  • Administrera kundregistret
  • Sökfunktionen

Arbetsgång för att lägga upp en ny kund

  1. Välj Fakturering – Ny Kund. Du kan även klicka på knappen: Ny Kund i snabbvalsmenyn.
  2. Du får då upp ett Kundkort på skärmen. I kundkortet hittar du följande flikar:
    Uppgifter
    Noteringar
    Konton
    ROT/RUT-uppgifter
    (den här fliken har du bara om du har tillgång till ROT/RUT-modulen).
  3. Spara genom att välja knappen Spara i listen ovan. Om du försöker stänga utan att spara får du ett meddelande om att det data som inte sparats och du har då möjlighet att spara.
  4. Programmet skapar ett kundnummer när du har sparat kunden. Du kan ange i organisationsuppgifterna om du vill att det ska vara annat än 1 men observera att det inte går att ändra efter att du har sparat din första kund.

Uppgifter

Här registrerar du kundens kontaktuppgifter. Det enda som krävs för att kunna spara kunden är ett namn. Övriga uppgifter kan läggas in senare.

Följande uppgifter kan läggas in på kundkortets flik Uppgifter:

  • Namn – Här anger du kundens namn
  • Referens – Här anger du kundens referens.
  • Faktureringsadress – Här anger du kundens postadress (dit fakturan ska skickas).
  • Leveransadress – Här anger du leveransadress om den är annan än faktureringsadressen.
  • Telefon – Registrera kundens telefonnummer.
  • Mobil – Registrera kundens mobil telefonnummer.
  • Fax – Registrera kundens faxnummer.
  • E-post – Här anger du Kundens e-postadress.
  • Fakturera via e-post – Markera här om du vill att fakturan ska skickas till den angivna e-postadressen på kunden. Läs mer här om hur man skickar faktura via e-post.
  • Använd specifik moms – Markera här och välj momssats om du vill ha något annat än 25% moms på kunden.
  • Använd utländsk valuta – Markera här och välj mellan EUR, GBP och USD.
  • Hemsida – Här anger du kundens hemsida.
  • Organisationsnummer – Här anger du kundens organisationsnummer.
  • Betalningsvillkor –  Här anger du vilket betalningsvillkor som ska gälla för den enskilda kunden.
  • Land – Här registrerar du kundens land. För svenska kunder behöver du inte använda det här fältet.
  • Passiv – Här markerar du om du inte vill att kunden ska synas i listan som visar upplagda kunder. Det kan t ex vara kunder som inte har köpt något på länge, men som du inte vill ta bort eftersom du vill ha kvar kundhistoriken. Om du markerar dessa som passiva finns de kvar men utan att synas i listan.

Noteringar

Här kan du göra anteckningar gällande kunden.

Konton

Här kan du ange annat försäljnings- och/eller kundfordranskonto än de som finns i Organisationsuppgifterna.

ROT/RUT Uppgifter

 

Kundregistret

När du lägger upp dina kunder skapas det ett kundregister.

kundregister_4

Från detta register kommer du att kunna redigera kunder, inaktivera kunder, skapa fakturor och exportera dina kunduppgifter via en vCard-fil.

Om du högerklickar när du står i kundlistan kommer denna meny upp:

kundregister2

  • Redigera kund – Här kan du ändra eller lägga till uppgifter på kunden.
  • Inaktivera valda kunder – Här kan du inaktivera kunden. Det innebär att kunden ligger kvar i listan men visas bara om du har markerat ”Visa passiva”.
  • Skapa faktura för kund – väljer du detta kommer du automatiskt till Ny faktura och kunden är redan vald. Det är bara att fylla  i artiklarna som ska faktureras.
  • Exportera valda kunder till vCard-fil – Med hjälp av en vCard-fil kan du exportera ut alla kunduppgifter på kunden. V-Card filen är ett standard filformat  för elektroniska visitkort.

Om du vill söka fram en kund i kundlistan så använder du Sök-rutan i programmet. Den hittar du uppe till höger i programmet bredvid knappen Frågor & Svar.