Så här skapar du en organisation

I BL Ekonomi skapar du din organisation. I den fyller du i alla basuppgifter och gör dina inställningar. En övningsorganisation skapas automatiskt vid installationen. Du kan sedan importera data som t ex. en siefil till din organisation, eller exportera data.

För att skapa en organisation väljer du Arkiv – Ny organisation.

  • Basuppgifter
  • Adress mm
  • Fakturering
  • Fliken Inställningar
  • Fliken Påminnelser
  • Fliken Konton
  • Fliken E-post
  • Fliken Utseende
  • Logotyp
  • Spara organisationen
  • Kontrollera organisationsuppgifter

Basuppgifter

Här skriver du in ditt namn på företaget, organisationsuppgifter, vilken organisationstyp företaget har och om det är momsregistrerat. Här ska du även ange inställning för automatlåsning av perioder. Förvalt är Låsning 50 dagar efter månadens utgång men du kan ändra till en annan som passar just ditt företag.

Här kan du läsa mer om Bokföringsnämndens allmänna råd som styr låsning av perioder i bokföringen.

Även redovisningsperiod för moms väljs här.

Den här fliken har du om du har eFakturering på din licens. Här fyller du i alla uppgifter om företaget som du vill ska synas i foten på fakturan.

Den här fliken har du om du har Fakturering på din licens.

Här gör du dina inställningar för faktureringen.

  • Första fakturanummer – Om du redan har fakturor sen tidigare kan du ange vilket fakturanummer som du vill börja med.
  • Betalningsvillkor – Här anger du vilket betalningsvillkor som ska gälla.
  • Första kundnummer – Om du vill att dina kundnummer ska börja på annat än 1 fyller du i det här.
  • Expeditionsavgift – Om du vill ta ut en expeditionsavgift fyller du i den här. Ange beloppet exklusive moms.
  • Frakt – Om du vill ta ut en fraktkostnad fyller du i den här. Ange beloppet exklusive moms.
  • F-skatt text – Denna text visas på fakturan, Godkänd för F-skatt.
  • Standardmeddelande – Här kan du skriva en text som du vill ha med på alla fakturor, t.ex. ”Efter förfallodagen debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen”.
  • Bokför automatiskt – Markera här om du vill att dina fakturor ska gå över till  bokföringen automatiskt när du väljer Markera som skickad.
  • Bokföring görs enligt faktureringsmetod eller kontantmetod. – Beroende på vilken form av momsredovisningsmetod du har markerar du den som ska gälla.
  • Verifikationsnummerserie, fakturering – Här kan du ställa in om du vill att fakturorna ska bokföras i annan serie än A. Läs mer här om hur du skapar en verifikationsnummerserie.
  • Verifikationsnummerserie, inbetalning – Här kan du ställa in om du vill att inbetalningarna ska bokföras i annan serie än A. Läs mer här om hur du skapar en verifikationsnummerserie.

I programmet finns inlagda texter för påminnelser. Denna text kan du redigera i själv om du vill.

På fliken Konton gör du dina inställningar för vilka konton du vill att fakturan ska bokföras på. De upplagda kontona följer BAS-kontoplanen men om du vill kan du ändra till egna konton här.

Här gör du inställningar ifall du vill att fakturor som du skickar via e-post från programmet ska gå från annan e-postadress än den som du har angivit under Övrigt – Inställningar – E-post.

Du får hjälp med smtp-inställningarna genom att välja din leverantör i listan och klicka Välj, Då får du Värdnamn för SMTP-server, portnummer och SSL och du själv anger användarnamn och lösenord samt E-post om det är annat än användarnamn. Du kan också välja att ställa in så att du får en kopia av de mail som skickas till din egen e-postadress.

Här kan du ändra utseendet på fakturan, dels genom att välja vilka fält som ska visas i faktura, dels välja en fakturabakgrund.

Om du t.ex. inte använder dig av leveransvillkor och leveranssätt kan du välja att inte visa dessa på fakturan. Här kan du se en film om hur du kan ändra fakturans utseende.

Observera att du inte kan flytta fält i fakturan, endast välja att visa dem eller inte.
Du kan också välja en fakturabakgrund. Fakturabakgrunder kan man göra själv efter tycke och smak. Vi har gjort ett exempel som du kan hämta med knappen Sök bakgrunder online.

 

Logotyp

Här väljer du den logotyp du vill ha på fakturan. Klicka på Välj och leta reda på bild-filen. Därefter ser du hur din bild kommer att visas på fakturan. Innan du sparat bilden kan du välja Återställ om du inte är nöjd. Om du redan sparat och vill ta bort bilden kan du välja Radera.

Spara sedan organisation genom att klicka på sparaknappen i verktygsraden eller kortkommando Ctrl + S.

Kontrollera organisationsuppgifter

För att se de inställningar du har gjort och eventuellt göra ändringar för organisationen väljer du Arkiv – Organisationsuppgifter.